Ferramentas

Ferramentas de apoio disponibilizadas pelo setor da qualidade

DOC NIX

O que é:

• Gerenciador eletrônico de documentos;
• Software de criação, aprovação e armazenamento de documentos;
• Recurso que facilita o acesso e consulta a documentos.

Está disponível na intranet do HCor para uso interno. Para ter acesso basta clicar no ícone DocNix utilizando o login (medicos@hcor.com.br) e senha (medicos).

Abrirá uma página com permissão para acesso de documentos onde estão descritas rotinas, procedimentos e protocolos de toda a instituição, inclusive da área médica.

Não-conformidade:

• É o não atendimento a um requisito especificado por erro, defeito ou falha.

Onde estão descritos os requisitos especificados?

• Nos documentos das áreas, publicados no DocNix baseados no Manual Internacional de Acreditação Hospitalar.

Alguns exemplos de não-conformidade:

• Erros de medicação;
• Paciente sem pulseira de identificação ou com pulseira errada;
• Descarte de lixo contaminado em lixeiras de lixo comum;
• Falta de prescrição ou prescrição ilegível no prontuário;
• Perda dos pertences de paciente;
• Falta de monitoramento da qualidade da água;
• Atividades praticadas diferentes das atividades descritas em documentos;
• Não usar equipamentos de segurança.

Como se deve agir perante uma não-conformidade?

• Erros de medicação;
• Resolva o problema;
• Registre;
• Realize as ações de tratamento;
• Previna outros problemas;
• Treine a equipe e mantenha informada;
• Encontre ideias de melhoria;
• Verifique a existência de falhas.

Quais são as possíveis fontes de uma não-conformidade?

• Clientes;
• Fornecedores;
• Auditorias internas;
• Auditorias externas;
• Funcionários das áreas operacionais ou administrativas;
• Indicadores.

Ações de tratamento

Ação imediata é a solução dada para corrigir o problema identificado.

Ação Corretiva se toma para impedir que uma não-conformidade identificada volte a ocorrer, eliminando a sua causa.

Ação Preventiva é feita para prevenir a ocorrência de uma potencial não-conformidade ou situação não desejada, eliminando a sua causa.

Sistema de envio de não-conformidades

Acessar o ícone DocNix na intranet (o mesmo citado anteriormente) e após abrir a página, clicar no módulo DocAction 6.0. Na barra ações clicar em criar ocorrência.

• Registre a ocorrência com a maior quantidade possível de informações, para melhor tratamento.
• Autor confidencial: o autor deverá, no final da descrição, colocar seu nome, ramal e BIP. Esses dados serão mantidos em sigilo pelo setor da Qualidade.

Por que registrar?

• Para ter melhoria no cuidado ao paciente;
• Para aumentar o conhecimento sobre não-conformidades, suas causas e tratamento
• Para reduzir a possibilidade de ocorrer a mesma não-conformidade no futuro;
• Para promover a melhoria contínua dos processos.

Oportunidade de melhoria

A não-conformidade mostra que existe uma possibilidade de melhorar as ações realizadas. Portanto, é uma oportunidade de melhoria contínua.

Indicadores

Para serem úteis, devem ser produzidos com regularidade, visando à formação de séries temporais e permitindo visualizar as tendências no tempo e nos dados, além de possibilitar comparações internacionais.

Os dados precisam estar disponíveis para um público amplo e de forma acessível.

Definição

• “É uma medida reservada para a descrição ou representação de um dado evento ou fenômeno.”
• “Especificação quantitativa e qualitativa e para medir o alcance de um objetivo.”

Características

• Informativo;
• Confiabilidade;
• Validade;
• Idoneidade;
• Praticidade;
• Comparabilidade.

Mapa de Sucesso

Na página do DocNix clicar no módulo docNix Score Card e acessar na barra de ferramentas o mapa de sucesso. Abrirá uma página com os mapas de várias áreas. Ao clicar sobre o mapa aparecerá um quadro com os indicadores relacionados com a área.

Esse mapa é semelhante a um semáforo: verde (meta cumprida), amarelo (meta não cumprida, mas dentro do limite aceitável) e vermelho (meta não foi atingida).

Exemplos de Indicadores:

• Taxa de mortalidade;
• Indicadores epidemiológicos;
• Anestesia e Centro Cirúrgico;
• EMTN;
• Prontuário de paciente;
• Horas treinamento/funcionário/ano.

O que é Auditoria?

É uma ferramenta para verificar e avaliar se as atividades desenvolvidas nos setores estão atendendo aos requisitos especificados nos diferentes documentos, como Manual da JCI, Legislação, Contratos, Normas, Políticas, Rotinas, Procedimentos e Protocolos (DocNix).

Tipos de Auditoria:

• Externa – conduzida por pessoas que não pertencem à estrutura organizacional da empresa auditada.
• Interna: conduzida por pessoas que pertencem à estrutura organizacional da empresa auditada

Auditoria Interna

• É um processo construtivo, de auxílio à prevenção de problemas e um dos pilares para a manutenção e aprimoramento do Sistema de Gestão da Qualidade, buscando a melhoria contínua.

Auditoria no HCor

• O método de auditoria no HCor segue o padrão da Joint Commission International, por rastreamento (tracer).

O que é feito numa auditoria?

• Levantamento das conformidades e das não-conformidades;
• Apuração dos dados levantados;
• Tomadas de ação corretivas e preventivas;
• Divulgação interna do resultado da auditoria.

Como é feita a auditoria?

• Grupos de pessoas, distribuídas pelos setores, observam se os colaboradores desenvolvem suas atividades de acordo com a padronização do setor e da instituição.
• Todos os setores podem ser auditados.

Programação das Auditorias

As auditorias internas e externas são feitas periodicamente, conforme cronograma elaborado pelo Setor da Qualidade.